Contratar um funcionário é um dos processos burocráticos que estão sob responsabilidade do departamento pessoal.
Caso haja qualquer inconsistência documental, a empresa poderá correr riscos com a incidência de ações trabalhistas, multas e outras penalidades.
Por isso, não basta oferecer uma vaga e comandar um bom processo seletivo. É preciso estar atento a cada etapa do processo de contratação bem como as legislações que devem ser seguidas, e os documentos que devem ser apresentados ou armazenados.
Índice
Recrutamento e seleção dos candidatos
O primeiro passo para contratar novos funcionários é fazer a seleção de candidatos. Deve-se definir o cargo e o nível de experiência.
Feito isso, há a criação da descrição da vaga, que reúne as informações que serão divulgadas nos canais de comunicação.
E para que essa seleção seja a mais efetiva possível, a descrição deve ser completa. Deve-se especificar as habilidades necessárias do cargo, formação desejada, faixa salarial, pacote de benefícios que a empresa está oferecendo, jornada de trabalho, local, etc.
Quanto mais completa for a descrição da vaga, mais afunilada será o processo de triagem de currículos.
Afinal, somente vão se interessar pela oportunidade os profissionais que atendam as especificidades da vaga.
Após a triagem e avaliação de currículos, serão feitas as dinâmicas de grupo, entrevistas individuais, testes de aptidão e a escolha do candidato ideal.
Análise de documentação
Depois de escolher o candidato é preciso recolher e analisar toda a documentação do colaborador, para efetivar o registro, se for o caso.
Se o contrato for feito por meio da CLT é necessário o recolhimento da carteira de trabalho e documentos pessoais.
O artigo 29 da CLT diz que o empregador poderá reter a CTPS e os documentos pessoais por até 5 dias. Esse é o prazo para anotação do registro na carteira.
Os documentos que devem e podem ser providenciados pelo colaborador são:
- RG, CPF, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), comprovante de escolaridade, comprovante de residência e certidão de nascimento em caso de filhos de até 21 anos);
- certificado de alistamento militar para pessoas de 18 a 45 anos, do sexo masculino;
- atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- CNH, caso a função exija o uso de veículos;
- foto 3×4;
- declaração de dependentes (quando houver);
- título de eleitor;
- Comprovante de votação das últimas três eleições.
Se a atividade exigir algum registro profissional, este registro também deve ser entregue. O mesmo ocorre para vagas que exigem CNH A/B.
Quais são os custos de contratação de um novo funcionário?
Você já ouviu falar que contratar um novo funcionário é caro?
Isso ocorre porque estamos em um dos países que têm a legislação trabalhista mais complexa do mundo e é preciso pagar impostos que podem chegar até o dobro do salário combinado com o colaborador. Isso sem falar em outros custos não relacionados que precisam ser incluídos na conta, como os gastos com o processo seletivo, treinamentos, demissão, etc.
Para calcular quanto custa contratar um funcionário no Brasil, além de considerar o salário base, você precisa considerar férias remuneradas, 13º salário, descanso semanal remunerado, vale-transporte, plano de saúde, adicional de remuneração, salário-família e rescisão contratual.
Alguns encargos não são mensais (como rescisão, 13º salário e férias) mas é importante que o empresário faça uma provisão ao longo do ano para não se apertar na hora de pagar.
Uma empresa optante pelo Simples Nacional por exemplo deve desembolsar pelo menos 33,77% do valor do salário bruto com encargos trabalhistas e empresas que fazem parte de outros regimes como Lucro Presumido e Lucro Real podem gastar bem mais: até 96,75% do salário bruto do colaborador com encargos.
Pesquisas indicam que dependendo dos conceitos utilizados, os encargos trabalhistas podem chegar a 102,6% do salário contratual.
Qual o momento certo para contratar?
Como vimos, contratar um colaborador é caro então é uma decisão que deve ser feita com consciência.
Escolher o momento certo de contratar mais colaboradores é uma habilidade que todo empreendedor precisa desenvolver para o crescimento de sua empresa. Conseguir pessoas certas não é uma missão fácil pois na hora de fazer a seleção é preciso analisar cuidadosamente cada um dos candidatos.
Portanto, para saber a hora certa de contratar mais colaboradores e ampliar o seu time, fique de olho em alguns sinais enquanto sua empresa cresce. Alguns deles são:
- Excesso de horas extras e desgaste dos colaboradores: se a sua equipe atual está fazendo muitas horas extras e seus colaboradores já estão cansados, está na hora de contratar mais gente para ajudar
- Queda na qualidade do atendimento: como consequência do desgaste dos colaboradores e sobrecarga de tarefas seus clientes vão começar a reclamar do atendimento, que é uma das condições necessárias para sua empresa continuar crescendo e se destacando no mercado
- Recusar projetos e clientes: a partir do momento que você começar a recusar projetos e clientes, é hora de rever toda estratégia adotada. Isso significa que o crescimento da sua empresa não está sendo acompanhado pelo desenvolvimento da equipe e não há pessoas suficientes para dar conta de todos os pedidos e solicitações.
É possível “testar” o funcionário antes de fazer a efetiva admissão?
Algumas empresas adotam o procedimento de realizar testes com colaboradores antes de formalizar o contrato de experiência, mas isso é um procedimento irregular.
A CLT prevê o contrato de prazo determinado, que é o contrato de experiência, justamente para que a empresa possa testar o empregado.
O contrato de experiência funciona como uma espécie de período de teste, a partir do qual a empresa e o empregado podem chegar a conclusão de que dá para continuar, ou que não houve compatibilidade, quando ocorre a extinção do contrato.
Embora seja algo aparentemente simples, é preciso estar atento aos direitos e outras questões que envolvem o período de experiência.
Primeiro que conforme a CLT o contrato de experiência pode ter a duração máxima de 90 dias e o trabalhador deve ter sua contratação registrada em carteira nesse período.
A efetivação também deve ser registrada em carteira, indicando a data a partir da qual o contrato de trabalho vigora por período indeterminado.
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