Com exceção do MEI, a manutenção da escrituração contábil regular é obrigatória para toda entidade, de qualquer setor. E diante de uma legislação complexa como a nossa, que inclusive sofre alterações a todo momento, a gestão contábil é essencial para que as empresas permaneçam em conformidade, evitando que deixem de recolher ou que recolham os tributos indevidamente.
Mesmo assim, muitos erros e inconsistências ainda são detectados pela Receita Federal, e isso pode levar a diversos questionamentos, levar fiscalização para dentro da empresa e fazer com que ela seja autuada. A boa notícia é que com o avanço da tecnologia, o cruzamento de dados em busca de possíveis erros se tornou muito mais possível e sem esse controle, os danos são inevitáveis.
Para que você entenda melhor, hoje separamos um artigo completo te explicando quais são os erros que precisa evitar! Confira abaixo e boa leitura!!
Como funciona a fiscalização?
Uma fiscalização pode partir de diversos órgãos, tanto na esfera municipal, quanto na estadual e federal. Cada um desses órgãos deseja ter acesso a um tipo de informação e de impostos, de acordo com seus interesses.
O fisco municipal, por exemplo, cobra e fiscaliza os tributos do município, como o Imposto Sobre Serviços (ISS). Já o fisco estadual sobra e fiscaliza os tributos do estado, como o ICMS (Circulação de Mercadorias e Serviços). Enquanto isso, o fisco federal cobra e fiscaliza os tributos federais, como o Imposto de Renda.
Os processos são iguais, e é importante que o empresário conheça e entenda todos os procedimentos relacionados a essas fiscalizações. Como os dados utilizados pelo Fisco são agregados, é necessário mantê-los claros e objetivos, evitando problemas, e claro, a intimação e até mesmo multas.
Vejamos agora quais são os cinco erros que mais chamam a atenção do fisco e o que você pode fazer para evitá-los:
- Omissão de receitas
Você omite receitas a partir do momento que começa a não emitir documentos fiscais ou não realiza a escrituração contábil ou fiscal das receitas que a empresa tem. Isso acarreta em redução da base de cálculo dos tributos, e consequentemente a redução do montante a ser recolhido.
O RIR (Regulamento do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza) dispõe que a indicação na escrituração de saldo credor de caixa, a falta de escrituração de pagamentos efetuados ou a manutenção no passivo de obrigações já pagas ou que a exigibilidade não seja comprovada acabam presumindo que as receitas estão sendo omitidas.
- Transações financeiras incompatíveis
Toda transação que é feita por meio de cartões de crédito e débito é fiscalizada pelo governo.
O “Hal” é um computador do Banco Central que trabalha ininterruptamente, rastreamento e monitorando as transações bancárias de todos os bancos do país. E o que isso significa?
Significa que o Fisco consegue cruzar as receitas que a sua empresa declara com os valores creditados das contas bancárias ou recebidos via cartão de crédito/débito, verificando se os recursos têm origem comprovada, por meio de documentação legal.
- Entradas e saídas incompatíveis
Esse é o erro mais comum e é um prato cheio para a fiscalização. O Fisco faz um cruzamento com as informações que são declaradas nos arquivos da EFD ICMS/IPI e nas notas fiscais eletrônicas de emissão na empresa e de terceiros e consegue realizar o levantamento quantitativo e financeiro das mercadorias movimentadas pela empresa no período.
Se houver omissão de entrada e saída, itens com saldo negativo ou divergências entre saldos declarados e saldos apurados, isso pode gerar multas altíssimas e afetar muito a saúde financeira da sua empresa, por isso é preciso muito cuidado.
- Apuração de tributos
É preciso calcular e recolher corretamente todos os impostos, taxas e contribuições devidas de acordo com o regime de tributação da empresa.
O nosso sistema tributário é extremamente complexo e cheio de detalhes, e isso faz com que os departamentos fiscais cometam falhas, como deixar de aproveitar créditos tributários ou aproveitá-los indevidamente, aplicando alíquotas e bases de cálculo equivocadas, ou utilizar classificações fiscais e legislações que não estão atualizadas.
- Declarações acessórias com erros
Por meio do SPED é possível analisar o cruzamento das informações contábeis e fiscais em tempo real.
Estar em conformidade com as normas contábeis e fiscais é fundamental para ter um negócio sólido e seguro. Se você tiver uma autuação inesperada na sua empresa, todo um planejamento que foi feito até então pode ser prejudicado. A verdade é que falhas fiscais geram grandes impactos financeiros e podem comprometer o seu negócio como um todo, inclusive levar ao fechamento da sua empresa.
Qual a diferença entre intimação e autuação?
As empresas que recebem benefício fiscal tem que estar cientes que podem ser fiscalizadas. E dessa fiscalização, pode surgir uma intimação ou uma autuação fiscal. É preciso conferir se as informações fornecidas em sistemas governamentais estão corretas, pois quando isso não acontece, a empresa fica sujeita a intimação e a autuação.
Vejamos as principais diferenças entre esses dois termos:
Intimação: Também conhecida como notificação, é um procedimento preventivo, adotado para aquelas situações em que algo se apresenta de forma irregular. O Fisco oferece um prazo para que a empresa apresente uma contestação sobre o que foi identificado de errado e se defenda.
Tudo parte do princípio de que a empresa pode ou não estar errada, pois nessa etapa, ainda não foi comprovada a irregularidade e nem houve uma autuação.
Autuação: É o estágio máximo da fiscalização. Nela, a infração foi comprovada dentro do prazo de defesa e com a verificação dos dados. Aqui, a empresa recebe uma multa como penalidade pelo descumprimento.
A empresa pode discordar da infração e pode recorrer a autuação nos âmbitos administrativos e jurídicos, mas são processos burocráticos e que levam tempo. Por isso é preciso evitar tanto a intimação quanto a autuação.
E como evitar problemas com o Fisco?
Para escapar de problemas com o fisco, realize sempre uma auditoria interna periódica, que pode ser feita por uma equipe interna ou com ajuda de profissionais da área. Assim, a integridade da empresa fica mais segura e se recolherão informações relevantes que contribuirão para a melhoria do gerenciamento corporativo.
É importante que seja feito com frequência esse procedimento, considerando que as auditorias feitas em forma de emergência, que são realizadas sob suspeita de erros, fraudes e problemas, são bem mais caras e trabalhosas.
Amaral Contabilidade
