Não é todo mundo que sabe, mas você pode trocar de contador a hora que quiser.
Muitos empresários não estão contentes com o serviço de contabilidade e se perguntam se precisam esperar o ano virar para procurar outro serviço. Mas o que muitos não sabem é que o procedimento de troca é simples e pode ser fundamental para a manutenção da regularidade fiscal da empresa.
Principalmente se a atual contabilidade não estiver fazendo um bom trabalho, ou se a empresa achar um serviço mais em conta que forneça as mesmas ou melhores condições, é direito dela escolher outro escritório.
Veja abaixo algumas considerações sobre a migração de contabilidade e como fazê-la de maneira correta para não dar dor de cabeça e também quais são as questões envolvidas nisso.
Índice
Posso trocar de contador?
De acordo com o Código de Defesa do Consumidor todo empresário tem direito de escolher o escritório que atenda as demandas contábeis da sua empresa. Isso inclui também trocar de contador quando ele quiser.
Quando assinar o contrato de serviços contábeis é preciso se atentar a cláusula que fala sobre multa por rescisão contratual e sobre fidelidade. O prazo pode variar de dois meses até um ano.
Pode ser que haja uma multa estipulada caso você deseje trocar de contabilidade, mas muitos escritórios não colocam essa cláusula pois consideram que é prerrogativa do cliente continuar cliente ou não.
O que é preciso para trocar de contador?
Transparência é a chave do negócio quando você vai trocar de contador, por isso antes de formalizar o cancelamento, tenha uma conversa franca com o seu antigo contador. Informe-o que você vai trocar de contador e se não quiser, não precisa informar o motivo.
É preciso formalizar o cancelamento do contrato, então faça isso por meio de um e-mail ou carta registrada em correio.
Nesse comunicado deve conter os dados da empresa e a data do encerramento do contrato.
Geralmente o contador tem prazo de 30 dias para organizar a documentação e devolver ao proprietário da empresa.
Além dos documentos contábeis, é importante pedir ao contador antigo que emita um relatório de toda e qualquer situação que haja de débitos com órgãos municipais, estaduais e federais e eventuais parcelamentos de dívidas que estejam em andamento e que precisam ser continuados pelo novo escritório.
Também outras informações que eles considerem válidas passar para o escritório que fará a gestão contábil daqui para frente.
E para formalizar a transferência, recomenda-se o preenchimento de um termo de transferência de responsabilidade técnica. Esse procedimento é providenciado pelos escritórios e não exige intervenção da empresa que está sendo transferida.
Por fim, o contador que está recebendo o novo cliente deverá elaborar um novo Contrato de Prestação de Serviços onde deve constar a expressa extensão de sua responsabilidade técnica sobre a empresa contratante.
Em que momento acaba a responsabilidade do antigo contador?
O escritório de contabilidade antigo deve fazer, além dos documentos que mencionamos acima, uma rescisão contratual com a empresa, se eximindo de qualquer responsabilidade contábil a partir da rescisão.
Mas é importante ressaltar que se houver algum erro cometido pela contabilidade anterior durante sua gestão, é de sua inteira responsabilidade. Isso pode constar no distrato também.
Essa passagem de responsabilidade fica oficialmente expressa no termo de transferência de responsabilidade técnica, e é fundamental para que haja a troca de contador.
É nesse momento que acaba a responsabilidade do antigo contador e começa a do novo escritório que fará a gestão do escritório contábil.
O que fazer com o novo contador?
Após fazer o contrato de prestação de serviços com o novo contador é hora de solicitar um levantamento de regularidade. Isso já é de praxe em muitos escritórios.
Assim que se inicia um novo cliente, que já tem empresa aberta, é feita uma verificação de regularidade da empresa. Dessa forma é possível sinalizar ao empresário alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus a empresa referente a eventos que já passaram.
Então não deixe de solicitar esse levantamento ao novo contador.
E conforme falamos acima, para que o novo contador inicie a entrega das obrigações e execute serviços contábeis, ele precisará das informações passadas.
Então garanta todas as informações solicitadas, como documentos da empresa, livros contábeis e que as senhas dos certificados e procurações sejam entregues da forma adequada.
Vale a pena lembrar de encaminhar qualquer informação relevante para os serviços como a existência de débitos e parcelamento, pedidos de compensação e processos administrativos em andamento.
Trocar de contador é a melhor decisão para a sua empresa?
Não existe momento certo para a troca. Vai muito da percepção e da sensibilidade de cada empreendedor.
É preciso que você avalie os motivos pelos quais você está trocando de contador. Algumas empresas estão com problemas financeiros e acabam “colocando a culpa no contador” por algumas questões que eles não têm o que fazer, e isso acaba dando em nada.
É preciso cautela. Uma troca no meio do caminho e sem fundamento pode gerar multa e indisposição com um contador que está prestando um serviço adequado.
A troca tem que ser para melhor, então antes de romper com a contabilidade atual, certifique-se de que você encontrou uma empresa ou profissional que te entregará mais vantagens. Não troque de contador somente pelo preço.
Como trocar de contador no E-Social
O E-Social é um programa que faz parte do SPED e serve para digitalizar vários processos de contabilidade das empresas que são cadastradas na Receita Federal, ou seja, praticamente todas.
Por meio desse sistema, você deve informar a Receita sobre a mudança de contador que ocorreu na sua empresa, então pelo E-Social você pode regularizar esse processo.
O comunicado é o documento para informar seu contador atual de uma eventual troca, e quando você fizer o distrato, é preciso adicionar essa informação ao SPED via E-Social e assim manter sua empresa devidamente regularizada.
A transição de contadoras tende a ser bem tranquila. Tome cuidado também de verificar se a nova contabilidade está regularizada junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e que seus profissionais sejam competentes e tenham referências.
Amaral Contabilidade
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